Collective Preparation

A method for ensuring a common knowledge base and establishing a meeting foundation.

(Deutsche Version unten)

Description
In many companies there are disfunctional behavior patterns around meeting preparation. Various documents to work through are sent to the participants before a meeting. Doing that the inviters often exaggerate in order to give their own meeting more weight and significance. Invitees sometimes feel that this is an encroachment, because the inviter has arbitrary access to their time resources beyond the duration of the meeting.

Providing detailed background information, however, may have been meant only nicely. But even if this preparation was marked as optional, it often creates moral pressure. But worse is the clear request to have read certain documents before the meeting. Many will not do it but not admit it. Instead, these people will try to conceal the fact. For this unseemly purpose, many rhetorical tricks have arisen that ultimately sabotage the meeting. The best-known trick is to take the discussion to the meta-level with a grand gesture, to ask the question of meaning, the question of definition, the question of responsibility, or to raise other questions of principle that make the saboteur seem intelligent or far-sighted.

To escape this phenomenon, Jeff Bezos has developed a method: At the beginning of the meeting, all participants must spend 30 minutes reading through prepared documents. The memos are formulated in continuous text and not in the form of a presentation.

Procedure
The documents for the preparation of a meeting are written in continuous text and at the beginning the participants are given a fixed time window to actively deal with them. Only then is the actual meeting started.

Eine Methode zur Sicherstellung eines gemeinsamen Wissenstandes und zur Schaffung einer Meeting-Basis.

Erklärung
In vielen Unternehmen gibt es disfunktionale Verhaltensmuster rund um die Vorbereitung von Meeting.
Diverse Unterlagen zum Durcharbeiten werden vor einem Meeting an die Teilnehmer versandt. Hier wird von den Einladenden oft übertrieben, um dem eigenen Meeting mehr Gewicht und Bedeutsamkeit zu geben. Eingeladene empfinden es teilweise als übergriffig, weil der Einladende über die Dauer des Meetings hinaus, beliebig auf die zeitlichen Ressourcen der Teilnehmenden zugreift. Das Liefern von ausführlichen Hintergrund-Informationen war aber vielleicht nur nett gemeint. Doch selbst wenn diese Vorbereitung als optional gekennzeichnet wurde, entsteht oft ein moralischer Druck. Schlimmer ist aber die eindeutige Aufforderung, bestimmte Dokumente vor dem Meeting gelesen zu haben, denn dann wird kaum jemand zugeben, es nicht getan zu haben. Stattdessen wird derjenige versuchen, mit den Umstand zu kaschieren. Zu diesem unseeligen Zweck sind viele rhetorische Tricks entstanden, die das Meeting letztlich sabotieren. Der bekannteste Trick ist, die Diskussion mit großer Geste auf die Meta-Ebene zu führen, die Sinnfrage, die Definitions-Frage, die Zuständigkeits-Frage zu stellen oder andere Grundsatzfragen aufzuwerfen, die den Saboteur intelligent oder weitsichtig erscheinen lassen.

Um diesem Phänomen zu entkommen, hat Jeff Bezos eine Methode entwickelt: Zu Beginn des Meetings müssen sich alle Teilnehmenden 30 Minuten die vorbereiteten Unterlagen durchlesen. Die Memos sind dabei in Fließtext und nicht in Form einer Präsentation formuliert.

Vorgehensweise
Die Unterlagen zur Vorbereitung eines Meetings werden im Fließtext verfasst und zu Beginn erhalten die Teilnehmende eine festes Zeitfenster um sich aktiv mit diesen auseinanderzusetzen. Erst dann wir das eigentliche Meeting gestartet.

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