Governance Meeting

To give teams and organizations a framework for self-organization, Holocracy can be an answer – governance is an important part of this.

(Deutsche Version unten)

Explanation
Governance regulates the decision-making powers in the team. The governance meeting forms the platform for clarifying how responsibilities and decision-making powers should be regulated, for example.

Procedure

 

  1. Check-In:
    This round is a space for every participant to call out any distractions and get present for the meeting. Everyone speaks, one at a time.
  2. Administrative Concerns
    A simple space to triage any administrative and logistical issues to take into account for the meeting. E.g., We have 2 hours for the meeting; Joe needs to leave early; we’ll be bringing lunch at 1pm; etc. Anyone can participate.
  3. Building the Agenda
    The goal is to build an agenda of tensions to process. It’s not a space for discussion; just use only one or two words to capture a tension to process and add it to the agenda. There is no specific order and anyone can add items to the agenda. If needed, a facilitator captures the agenda items for everyone.
  4. Present Proposal
    The proposer can describe a tension and make a proposal to resolve it. Only the proposer speaks. Alternatively, the proposer can request some discussion in order to get to a proposal. However, this is not a discussion to reach a consensus around the issue; it’s *only* a discussion to help the proposer come up with a proposal to address the tension as he or she senses it.
  5. Clarifying Questions
    Anyone can ask questions to better understand the proposal. The proposer can answer or say “not specified” if he or she doesn’t have an answer. No order, anyone can ask as many questions as they need. It’s not a space for back and forth discussion; rather, the pace should be of one answer for one question; pause; then next question. It’s NOT allowed to use clarifying questions to give an opinion about the proposal. Opinions, suggestions, reactions, all should be left for the Reaction round coming next. The Facilitator will cut off any question that’s conveying an opinion or isn’t intended to better understand the proposal. There is no hard line between a clarifying question and a reaction, and it’s at the Facilitator’s discretion to discern between the two.
  6. Reactions
    One at a time, each person reacts to the proposal as they see fit. No response or interruption is allowed during someone’s reaction. Any type of reaction is welcome, from intellectual critiques to emotional outbursts. The only caveat is that reactions should not be engaging someone in particular. Everyone reacts except the proposer. Reactions are the only step of the governance meeting when people can speak freely. It’s a perfect phase for providing different perspectives and suggesting improvements to the proposal, so that the proposer can integrate those changes if he or she likes them.
  7. Amend & Clarify
    After all reactions are complete, the proposer can optionally clarify the intent of the proposal, or amend it based on the reactions. Only the proposer speaks; no discussion allowed. Although the proposer can modify the proposal however he wants, the goal is for the proposer to amend his proposal if he found a better way to address his tension. It’s not his job to address all the concerns and reactions he heard during the reaction round, or even to make improvements that were suggested by other participants.
  8. Objection Round
    One at a time, the Facilitator asks each participant if they see “any reason why adopting this proposal would cause harm or move the Circle backward” (i.e. the definition of an Objection). The proposer also gets the opportunity to raise an objection. Objections are stated, tested, & captured without discussion. One person may have several objections, and everyone’s objections must be captured before we move to the next step.
    If there is no objection, the proposal is adopted, and we move to the next agenda item.
  9. Integration
    If one or several Objections were raised, the Facilitator moves to the Integration step. The goal is to amend the proposal so that it would not cause the Objection, and would still address the proposer’s original tension. Objections are integrated one at a time. For each objection, the Facilitator facilitates a discussion to help integrate the objection. Mostly the objector and the proposer speak, but others can help as well. The discussion stops as soon as the objector and the proposer have both agreed that an amended proposal would not cause an objection while still addressing the proposer’s tension. Once all objections are integrated, go back to an Objection round to ensure there is no new objection.
  10. Closing Round
    Each person can share a closing reflection to improve the next meeting. No discussion.

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Um Teams und Organisationen einen Rahmen für die Selbstorganisation zu geben, kann Holocracy eine Antwort sein – Governance ist ein wichtiger Bestandteil dabei.

Beschreibung
Governance regelt die Entscheidungsbefugnisse im Team. Das Governance-Meeting bildet die Plattform, um zu klären, wie z.B. Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse geregelt werden sollen.

Vorgehen

  1. Einchecken:
    In dieser Runde hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, Ablenkungen auszuschließen und sich auf die Sitzung einzustellen. Jeder spricht, einer nach dem anderen.
  2. Administrative Belange
    Ein einfacher Raum, um alle administrativen und logistischen Fragen zu klären, die bei der Besprechung zu berücksichtigen sind. Z.B.: Wir haben 2 Stunden Zeit für das Treffen; Joe muss früher gehen; wir bringen das Mittagessen um 13 Uhr mit; usw. Jeder kann sich beteiligen.
  3. Erstellen der Tagesordnung
    Das Ziel ist es, eine Tagesordnung mit Spannungen zu erstellen, die es zu bearbeiten gilt. Es ist kein Raum für Diskussionen; verwenden Sie nur ein oder zwei Worte, um eine zu bearbeitende Spannung zu erfassen und fügen Sie sie der Tagesordnung hinzu. Es gibt keine bestimmte Reihenfolge und jeder kann Punkte zur Tagesordnung hinzufügen. Falls erforderlich, hält ein Moderator die Tagesordnungspunkte für alle fest.
  4. Vorschlag präsentieren
    Der Vorschlagende kann eine Spannung beschreiben und einen Vorschlag zu deren Lösung machen. Nur der Vorschlagende spricht. Alternativ kann der Vorschlagende um eine Diskussion bitten, um zu einem Vorschlag zu gelangen. Dies ist jedoch keine Diskussion, um einen Konsens über das Problem zu erreichen; es ist *nur* eine Diskussion, um dem Vorschlagenden zu helfen, einen Vorschlag zu machen, um die Spannung, die er oder sie empfindet, zu lösen.
  5. Klärende Fragen
    Jeder kann Fragen stellen, um den Vorschlag besser zu verstehen. Der Vorschlagende kann antworten oder “nicht spezifiziert” sagen, wenn er oder sie keine Antwort weiß. Keine Reihenfolge, jeder kann so viele Fragen stellen, wie er braucht. Es ist kein Raum für Hin- und Herdiskussionen; vielmehr sollte der Rhythmus so sein, dass eine Antwort auf eine Frage gegeben wird, eine Pause gemacht wird und dann die nächste Frage gestellt wird. Es ist NICHT erlaubt, klärende Fragen zu nutzen, um eine Meinung über den Vorschlag zu äußern. Meinungen, Vorschläge, Reaktionen – all das sollte der nächsten Reaktionsrunde vorbehalten sein. Der Moderator unterbricht jede Frage, die eine Meinung ausdrückt oder nicht dem besseren Verständnis des Vorschlags dient. Es gibt keine feste Grenze zwischen einer klärenden Frage und einer Reaktion, und es liegt im Ermessen des Moderators, zwischen den beiden zu unterscheiden.
  6. Reaktionen
    Jede Person reagiert nacheinander auf den Vorschlag, wie sie es für richtig hält. Während der Reaktion einer Person ist keine Antwort oder Unterbrechung erlaubt. Jede Art von Reaktion ist willkommen, von intellektueller Kritik bis hin zu emotionalen Ausbrüchen. Die einzige Einschränkung ist, dass die Reaktionen nicht auf eine bestimmte Person abzielen sollten. Jeder reagiert, außer dem Antragsteller. Die Reaktionen sind die einzige Phase der Governance-Sitzung, in der die Teilnehmer frei sprechen können. Es ist die perfekte Phase, um verschiedene Perspektiven einzubringen und Verbesserungen am Vorschlag vorzuschlagen, so dass der Vorschlagende diese Änderungen integrieren kann, wenn sie ihm gefallen.
  7. Ändern und klären
    Nachdem alle Reaktionen eingegangen sind, kann der Vorschlagende optional die Absicht des Vorschlags erläutern oder ihn auf der Grundlage der Reaktionen ändern. Nur der Vorschlagende spricht; eine Diskussion ist nicht zulässig. Obwohl der Vorschlagende seinen Vorschlag nach Belieben abändern kann, ist es das Ziel, dass er seinen Vorschlag abändert, wenn er einen besseren Weg gefunden hat, um seine Bedenken auszuräumen. Es ist nicht seine Aufgabe, auf alle Bedenken und Reaktionen einzugehen, die er während der Reaktionsrunde gehört hat, oder gar Verbesserungen vorzunehmen, die von anderen Teilnehmern vorgeschlagen wurden.
  8. Einspruchsrunde
    Der Moderator fragt nacheinander jeden Teilnehmer, ob er “einen Grund sieht, warum die Annahme dieses Vorschlags dem Kreis schaden oder ihn zurückwerfen würde” (d.h. die Definition eines Einspruchs). Der Vorschlagende erhält ebenfalls die Gelegenheit, einen Einwand zu erheben. Einwände werden erklärt, geprüft und ohne Diskussion festgehalten. Eine Person kann mehrere Einwände haben, und die Einwände aller müssen erfasst werden, bevor wir zum nächsten Schritt übergehen.
    Wenn es keine Einwände gibt, wird der Vorschlag angenommen und wir gehen zum nächsten Tagesordnungspunkt über.
  9. Integration
    Wenn ein oder mehrere Einwände erhoben wurden, geht der Moderator zum Schritt der Integration über. Ziel ist es, den Vorschlag so zu ändern, dass der Einwand nicht mehr besteht und das ursprüngliche Anliegen des Antragstellers weiterhin erfüllt wird. Die Einwände werden nacheinander integriert. Bei jedem Einwand leitet der Moderator eine Diskussion ein, um die Integration des Einwandes zu unterstützen. Meistens sprechen der Einwender und der Antragsteller, aber auch andere können sich beteiligen. Die Diskussion wird beendet, sobald der Einwender und der Vorschlagende sich darauf geeinigt haben, dass ein geänderter Vorschlag keine Einwände hervorruft, aber immer noch der Spannung des Vorschlagenden Rechnung trägt.
    Sobald alle Einwände integriert sind, kehren Sie zu einer Einwandsrunde zurück, um sicherzustellen, dass es keine neuen Einwände gibt.
  10. Abschlussrunde
    Jede Person kann eine abschließende Überlegung anstellen, um das nächste Treffen zu verbessern. Keine Diskussion.
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