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Group dynamics, Team, Workhack

Retrospektive

A Retrospektive is used to regularly review and improve the way a team works. It additionally fosters team culture, trust, and ownership of the nature of collaboration among team members.

(Deutsche Version unten)

Explanation  

The retrospective has its roots in agile project management, more precisely in the “Scrum” framework. It is a fixed element in agile methods and is usually conducted at the end of a “sprint” (intensive work phase lasting several weeks) or project. Similar to the Daily Standup Meeting the Retrospektive is a central communication tool or meeting element in the Scrum framework, but can also be very effective outside of Scrum projects. The main goal of the retrospective is to bring the team together in a protected space to reflect on the way they work and identify potential for improvement. In other words, it is about evaluating collaboration. The retrospective is defined by its purpose and goal, not by a fixed process.

In the simplest version of a retrospective, three simple (but not so easy) questions can be addressed:

  • What worked well?
  • What could be improved?
  • Are there obstacles or challenges that need to be addressed?

These questions allow the team to identify both the positives and the challenges of the last phase of work.

Why is the Retrospektive called that?

The term “retrospective” comes from the Latin “retrospectare,” which means “to look back.” In the visual arts, a retrospective refers to an exhibition that provides an overview of various creative phases or the entire oeuvre of an artist. It makes it possible not only to look at current works, but also to see them in the context of earlier works and thus to recognize developments, progress, and changes in the artist’s oeuvre.

This idea of “looking back” to see developments and changes has been adopted in agile working methods. Retrospektive in the context of teamwork is about looking back at the way the team works, communicates, and processes. Similar to art, where looking at older works gives a deeper understanding of current works, retrospective in teamwork allows a better understanding of current challenges and successes by looking at them in the context of past experiences.

The choice of the term “retrospective” for this method of evaluation in teamwork is therefore very appropriate. The point is to gain a deeper understanding of the present by reflecting on past events and actions, thus enabling continuous improvement.

Conducting a retrospective

1. Set the time and place:
The retrospective should be held in a quiet room where the team is undisturbed. It should be conducted regularly and ideally always at the same time. A retrospective of a manageable team of less than 10 people, lasts 2 to 4 hours and ideally occurs about monthly.

2. Choose a facilitator:
A team member or external facilitator should act as moderator to control the flow and ensure that everyone gets a chance to speak. In the Scrum framework, the so-called Scrum Master is available for this purpose.

3. One or more rounds of discussions:
Each team member has the opportunity to answer the above questions. In doing so, everyone should speak only once in order to give everyone the opportunity to make their opinion known. A separate cosmos of moderation methods has developed for conducting retrospectives. The online platform Retromat  lists a total of over 140 such methodological structures! This, of course, leaves the above structure of the simple three questions. For a more detailed retrospective, even five phases are suggested:

a) Set the scene
Set the goal / give people time to “arrive” and get in the right frame of mind
b) Collecting data
Help everyone remember / create a common pool of information (everyone sees the world differently)
c) Generate insight
Why did things happen the way they did / hypothesis building / recognizing patterns / seeing the big picture
d) Decide what to do
Select a few issues to work on and create specific action plans on how you will address them.
e) Conclude the retrospective
Organizational clarification of follow-up / Appreciation / Clear ending / How could the retrospective be improved?

What to keep in mind
  • Open communication:
    It is important to encourage open and honest communication. Criticism should be constructive and solution-oriented.
    Techniques of feedback and brainstorming can help, moderation and appropriate methods anyway. More introverted people need appropriate space, otherwise they are easily overheard.
  • Involve everyone:
    Every team member should actively participate and share their thoughts and feelings.
    This can be a challenge for some teams. It may be important to determine whether a state of Psychological Safety exists within the team.
  • Follow-up:
    Actions established in the retrospective should be reviewed in the next sprint or project cycle.
    If decided improvements are not implemented or even repeatedly not implemented, this is exactly what needs to be made the topic of the next retrospective.
  • Keep executives out:
    A team that works in a semi-autonomous or self-organized manner should also be allowed to evaluate its own working methods under its own direction and responsibility. Leaders can easily destroy this fragile social construct and often do – unwittingly. If the manager was an integral part of the performance delivery, then it may make sense to include him or her in the retrospective, should then express himself or herself in the role of team member, if possible, and not jump into the leadership role on a whim.
Common mistakes and how to avoid them
  • Lack of implementation:
    If the identified actions are not implemented, the retrospective loses value.
  • Superficial discussion:
    A superficial discussion that only addresses obvious points is not very helpful. The team should be encouraged to address deeper issues.
  • Lack of preparation by the facilitator:
    A poorly prepared retrospective can quickly become an unproductive session.
    Wrong focus: Some teams make the mistake of talking about the results of their work. But that’s not the point of a retrospective. This is about the way work is done – a small but crucial difference. It is about the HOW and not the WHAT of the team’s work.
Psychological and sociological significance

Retrospective is not only for process optimization, but also has a psychological and sociological dimension. It promotes team culture and trust among team members. Open communication and joint reflection create a space for continuous personal and professional development.

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Eine Retrospektive dient zur regelmäßigen Überprüfung und Verbesserung der Arbeitsweise eines Teams. Sie fördert zusätzlich die Teamkultur, das Vertrauen und die Ownership für die Art der Kollaboration unter den Teammitgliedern.

Erklärung  

Die Retrospektive hat ihre Wurzeln im agilen Projektmanagement, genauer im “Scrum”-Framework. Sie ist ein festes Element in agilen Methoden und wird in der Regel am Ende eines “Sprints” (mehrwöchige intensive Arbeitsphase) oder Projekts durchgeführt. Ähnlich wie das Daily Standup Meeting ist auch die Retrospektive ein zentrales Kommunikationsinstrument bzw. Meeting-Element im Scrum-Framework, kann aber auch außerhalb von Scrum-Projekten sehr effektiv sein. Das Hauptziel der Retrospektive ist es, das Team in einem geschützten Raum zusammenzubringen, um die Arbeitsweise zu reflektieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Es geht also um die Evaluation von Kollaboration. Die Retrospektive ist über ihren Sinn und ihr Ziel definiert, nicht über einen fest definierten Ablauf.

In der einfachsten Variante einer Retrospektive können ganz einfach drei (nicht so einfache) Hauptfragen behandelt werden:

  1. Was hat gut funktioniert?
  2. Was könnte verbessert werden?
  3. Gibt es Hindernisse oder Herausforderungen, die angegangen werden müssen?

Diese Fragen ermöglichen es dem Team, sowohl die positiven Aspekte als auch die Herausforderungen der letzten Arbeitsphase zu erkennen.

Warum heißt die Retrospektive so?

Der Begriff “Retrospektive” stammt aus dem Lateinischen “retrospectare”, was “zurückblicken” bedeutet. In der bildenden Kunst bezeichnet eine Retrospektive eine Ausstellung, die einen Überblick über verschiedene Schaffensphasen oder das gesamte Werk eines Künstlers gibt. Sie ermöglicht es, nicht nur aktuelle Werke zu betrachten, sondern diese im Kontext früherer Arbeiten zu sehen und so Entwicklungen, Fortschritte und Veränderungen im Schaffen des Künstlers zu erkennen.

Diese Idee des “Zurückblickens”, um Entwicklungen und Veränderungen zu erkennen, wurde in den agilen Arbeitsmethoden übernommen. Bei der Retrospektive im Kontext von Teamarbeit geht es darum, zurückzublicken auf die Arbeitsweise, die Kommunikation und die Prozesse des Teams. Ähnlich wie in der Kunst, wo man durch das Betrachten älterer Werke ein tieferes Verständnis für aktuelle Werke bekommt, ermöglicht die Retrospektive in der Teamarbeit ein besseres Verständnis für aktuelle Herausforderungen und Erfolge, indem man sie im Kontext vergangener Erfahrungen betrachtet.

Die Wahl des Begriffs “Retrospektive” für diese Methode der Evaluation in der Teamarbeit ist also sehr treffend. Es geht darum, durch das Reflektieren vergangener Ereignisse und Handlungen, ein tieferes Verständnis für die Gegenwart zu gewinnen und so kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.

Durchführung einer Retrospektive

1. Zeit und Ort festlegen:
Die Retrospektive sollte in einem ruhigen Raum stattfinden, wo das Team ungestört ist. Sie sollte regelmäßig und idealerweise immer zur gleichen Zeit durchgeführt werden. Eine Retrospektive eines überschaubaren Teams von weniger als 10 Personen, dauert 2 bis 4 Stunden und findet idealerweise etwa monatlich statt.

2. Moderation wählen:
Ein Teammitglied oder ein externer Facilitator sollte die Moderation übernehmen, um den Ablauf zu steuern und sicherzustellen, dass alle zu Wort kommen. Im Scrum-Framework steht dafür der sogenannte Scrum-Master zur Verfügung.

3. Eine oder mehrere Gesprächs-Runden:
Jedes Teammitglied hat die Gelegenheit, die oben genannten Fragen zu beantworten. Dabei sollte jeder nur einmal sprechen, um allen die Möglichkeit zu geben, ihre Meinung kundzutun. Für die Durchführung von Retrospektiven hat sich ein eigener Kosmos von Moderations-Methoden entwickelt. Die Online-Plattform Retromat listet insgesamt über 140 solcher methodischer Strukturen auf! Damit wird die oben genannte Struktur der simplen drei Fragen natürlich verlassen. Für eine ausführlichere Retrospektive werden sogar fünf Phasen vorgeschlagen:

a) Den Rahmen abstecken
Das Ziel festlegen / den Leuten Zeit geben, um “anzukommen” und sich in die richtige Stimmung zu bringen
b) Sammeln von Daten
Allen helfen, sich zu erinnern / einen gemeinsamen Informationspool schaffen (jeder sieht die Welt anders)
c) Einsicht generieren
Warum sind die Dinge so passiert, wie sie passiert sind / Hypothesen-Bildung / Erkennen von Mustern / Erkennen des großen Ganzen
d) Entscheiden, was zu tun ist
Wählen Sie einige Themen aus, an denen Sie arbeiten möchten, und erstellen Sie konkrete Aktionspläne, wie Sie diese angehen wollen.
e) Die Retrospektive abschließen
Organisatorische Klärung der Folgemaßnahmen / Würdigung / Klares Ende / Wie könnte die Retrospektive verbessert werden?

Was man beachten muss
  • Offene Kommunikation:
    Es ist wichtig, dass eine offene und ehrliche Kommunikation gefördert wird. Kritik sollte konstruktiv und lösungsorientiert sein.
    Techniken von Feedback und Brainstorming können helfen, Moderation und entsprechende Methoden sowieso. Eher introvertierte Menschen brauchen entsprechenden Raum, sonst werden sie leicht überhört.
  • Alle einbeziehen:
    Jedes Teammitglied sollte aktiv teilnehmen und seine Gedanken und Gefühle teilen.
    Das zu schaffen, ist für manche Teams schon ein Herausforderung. Eventuell kann es wichtig sein, ob im Team ein Zustand von Psychologischer Sicherheit besteht.
  • Follow-up:
    Die in der Retrospektive festgelegten Maßnahmen sollten im nächsten Sprint oder Projektzyklus überprüft werden.
    Werden beschlossene Verbesserungen nicht oder sogar wiederholt nicht umgesetzt, muss genau das zum Thema der nächsten Retrospektive gemacht werden.
  • Führungskräfte draussen lassen:
    Ein Team, das halbwegs autonom oder selbstorganisiert arbeitet, sollte seine eigene Arbeitsweise auch in Eigen-Regie und Eigenverantwortung evaluieren dürfen. Führungskräfte können diese fragile soziale Konstrukt leicht zerstören und tun dies auch oft – unwissentlich. War die Führungskraft integraler Bestandteil der Leistungs-Erbringung, dann kann es sinnvoll sein, sie in die Retrospektive einzubeziehen, sollte sich dann wenn möglich in der Rolle Team-Mitglied äußern und nicht nach Lust und Laune in die Führungs-Rolle springen.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
  • Fehlende Umsetzung: Wenn die identifizierten Maßnahmen nicht umgesetzt werden, verliert die Retrospektive an Wert.
  • Oberflächliche Diskussion: Eine oberflächliche Diskussion, die nur offensichtliche Punkte behandelt, ist wenig hilfreich. Das Team sollte ermutigt werden, auch tiefergehende Themen anzusprechen.
  • Fehlende Vorbereitung durch die/den Moderator*in: Eine schlecht vorbereitete Retrospektive kann schnell zu einer unproduktiven Sitzung werden.
  • Falscher Fokus: Manche Team machen den Fehler über die Arbeits-Ergebnisse zu sprechen. Das ist aber nicht dran bei einer Retrospektive. Hier geht es um die Arbeits-Weise – ein kleiner, aber entscheidender Unterschied. Es geht um das WIE und nicht um das WAS der Arbeit des Teams.
Psychologische und soziologische Bedeutung

Die Retrospektive dient nicht nur der Prozessoptimierung, sondern hat auch eine psychologische und soziologische Dimension. Sie fördert die Teamkultur und das Vertrauen unter den Teammitgliedern. Durch die offene Kommunikation und das gemeinsame Reflektieren wird ein Raum für kontinuierliche persönliche und berufliche Weiterentwicklung geschaffen.