A Daily Stand Up Meeting serves to synchronize a team on a daily basis in relation to its current tasks. It promotes various positive aspects of team development.
(Deutsche Version unten)
Explanation
Origin of the Daily Standup Meeting: The Daily Standup Meeting has its roots in the Scrum framework, an agile project management approach.
It is often referred to as the Daily Standup, Daily Scrum, or simply Daily. Scrum is a holistic, iterative method for organizing projects, was developed starting in the 1990s and became very popular starting around 2007, and has since established itself as one of the leading methods of software development and agile project management. The Daily Standup Meeting is one of many suggested communication techniques within the Scrum framework, but it also works quite well outside of Scrum projects.
The main goal of the Daily Standup Meeting is to synchronize the team at the beginning of a workday regarding the upcoming tasks (who is doing what today?) and to ensure that all members are on the same page. In a typical standup, each team member answers three questions:
1. what have I done since the last Daily Standup meeting?
2. what will I do before the next one?
3. Are there any obstacles or roadblocks that are hindering my work?
These questions ensure that all team members know what their colleagues are working on and that potential problems or obstacles are identified early on. Although the Daily Standup Meeting originated in the Scrum framework, it can be useful in many other contexts. Any team that needs regular updates and communication can benefit from a Daily Standup. It promotes transparency, improves communication, and helps identify issues early.
Why is it called that? The “standup” in “daily standup meeting” refers to the fact that participants stand during the meeting instead of sitting. There are several reasons for this: First, standing promotes a shorter, more focused meeting, as standing for longer periods of time can be perceived as uncomfortable. Second, standing can increase participants’ energy and attention.
Procedure
How to conduct a Daily Standup Meeting:
- Establish time and location:
The meeting should be held daily (Monday through Friday) at the same time and place (virtual if necessary) to ensure consistency. It has the most impact when it becomes a habit for the team. Most teams pick the beginning of the workday because it then helps each team member focus for the day. - Set Time Limits:
A Daily Stand Up Meeting should last no longer than 15 minutes. This ensures that the exchange of information stays focused and efficient. - Everyone speaks exactly 1 time: each team member should speak in turn and only exactly 1x to ensure everyone has a chance to be heard. Queries should be kept to a minimum and only for comprehension.
- Answering the three questions: As mentioned earlier, each member should answer the three central questions. Embellishments, anecdotes, discussions, and questions of their own should be avoided.
What to watch out for:
- Maintain focus:
The Daily Stand Up meeting should not turn into a discussion about the content of the work or any other topics. If additional discussions are needed, they should take place after the Standup and only be led by those whose work is directly related to the discussion. - Involve all members:
It is important that all team members are present and actively participating. A Daily Standup meeting is mandatory for all team members. Accordingly, do not schedule it too early if it is known that individual team members are often late. - Addressing Blockages: If a team member reports an obstacle, it should not be discussed immediately who will take care of it. In Scrum projects, there is a designated person for this, called the Scrum Master, whose job is to keep the team working and undisturbed.
Common mistakes and how to avoid them:
- Meetings that are too long: if the standup regularly lasts longer than 15 minutes, the team should analyze which of the rules are not being followed.
- Lack of consistency: If the meeting is not regular or is constantly rescheduled, it loses value.
- Vague information: If team members say the same thing every day, then the depth of detail in the information is not enough. Statements like “I will continue to work on project X today” have no value.
Psychological and sociological significance
The Daily Standup Meeting serves as a regular “check-in” for the team at the beginning of the workday. It provides an opportunity to review progress since the last meeting, set goals for the current day, and ensure everyone is on the same page. It is similar to a short team briefing that sets the tone for the rest of the day and ensures all members are working in the same direction.
Psychologically, the Daily Standup Meeting provides team members with a regular opportunity for self-reflection and review of their individual contributions to the team. It also fosters a sense of accountability as each member shares their progress and challenges in front of the entire team.
Sociologically, the meeting strengthens cohesion and collaboration within the team. It creates a culture of openness and trust as members are encouraged to share both their successes and challenges. It also serves as a regular reminder of the team’s shared goals and priorities, which promotes collective alignment and motivation.
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And one more thing:
if your daily only lasts 2 minutes, you are probably doing something wrong as well…
Ein Daily Stand Up Meeting dient dazu ein Team täglich in Bezug auf die anstehenden Aufgaben zu synchronisieren. Es fördert zusätzlich verschiedene positive Aspekte der Team-Entwicklung.
Erklärung
Herkunft des Daily Standup Meetings: Das Daily Standup Meeting, hat seine Wurzeln im Scrum-Framework, einem agilen Projektmanagementansatz.
Es wird oft auch “Daily Standup, Daily Scrum, oder einfach nur Daily bezeichnet. Scrum ist eine ganzheitliche, iterative Methode zum Organisieren von Projketen, wurde ab den 1990er Jahren entwickelt und ab ca. 2007 sehr populär und hat sich seitdem als eine der führenden Methoden der Softwareentwicklung und des agilen Projektmanagement etabliert. Das Daily Standup Meeting ist innerhalb des Scrum-Frameworks eine von vielen vorgeschlagenen Kommunikations-Techniken, funktioniert aber auch ausserhalb von Scrum-Projekten ganz hervorragend.
Das Hauptziel des Daily Standup Meetings ist es, das Team zu Beginn eines Arbeitstages hinsichtlich der anstehenden Aufgaben zu synchronisieren (wer macht heute was?) und sicherzustellen, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind. In einem typischen Standup beantwortet jedes Teammitglied drei Fragen:
1. Was habe ich seit dem letzten Daily Standup Meeting getan?
2. Was werde ich bis zum nächsten tun?
3. Gibt es Hindernisse oder Blockaden, die meine Arbeit behindern?
Durch diese Fragen wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder wissen, woran ihre Kollegen arbeiten, und dass potenzielle Probleme oder Hindernisse frühzeitig identifiziert werden. Obwohl das Daily Standup Meeting aus dem Scrum-Framework stammt, kann es in vielen anderen Kontexten nützlich sein. Jedes Team, das regelmäßige Updates und Kommunikation benötigt, kann von einem täglichen Standup profitieren. Es fördert die Transparenz, verbessert die Kommunikation und hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen.
Warum heißt es so? Das “Standup” in “Daily Standup Meeting” bezieht sich auf die Tatsache, dass die Teilnehmer während des Meetings stehen, anstatt zu sitzen. Dies hat mehrere Gründe: Erstens fördert das Stehen eine kürzere, fokussiertere Besprechung, da längeres Stehen als unbequem empfunden werden kann. Zweitens kann das Stehen die Energie und Aufmerksamkeit der Teilnehmer erhöhen.
Vorgehensweise
Wie man ein Daily Stand Up Meeting durchführt:
- Zeit und Ort festlegen: Das Meeting sollte regelmäßig zur gleichen Zeit und am gleichen Ort (zur Not virtuell) stattfinden, um Konsistenz zu gewährleisten. Es wirkt am stärksten, wenn es für das Team zur Gewohnheit wird.
- Zeitbegrenzung setzen: Ein typisches Standup sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Dies stellt sicher, dass der Informations-Austausch fokussiert und effizient bleibt.
- Jeder spricht genau 1 Mal: Jedes Teammitglied sollte der Reihe nach und nur genau 1x sprechen, um sicherzustellen, dass jeder die Chance hat, gehört zu werden. Rückfragen sollten auf ein Minimum beschränkt werden und nur dem Verständnis dienen.
- Die drei Fragen beantworten: Wie bereits erwähnt, sollte jedes Mitglied die drei zentralen Fragen beantworten. Auf Ausschmückungen, Anekdoten, Diskussionen und eigene Fragen sollte verzichtet werden.
Was man beachten muss:
- Fokus bewahren: Das Daily Standup Meeting sollte nicht zu einer Diskussion über den Inhalt der Arbeit oder andere Themen werden. Wenn zusätzliche Gespräche benötigt werden, sollten diese nach dem Standup stattfinden und nur von denen geführt werden, deren Arbeit unmittelbar mit der Diskussion verbunden ist.
- Alle Mitglieder einbeziehen: Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder anwesend sind und aktiv teilnehmen. Ein Daily Standup Meeting ist für alle Team-Mitglieder verpflichtend. Entsprechend sollte der Termin nicht zu früh gewählt werden, wenn bekannt ist, dass es bei einzelnen Team-Mitgliedern oft Verspätungen gibt.
- Blockaden adressieren: Wenn ein Teammitglied ein Hindernis meldet, sollte das nicht sofort diskutiert werden, wer sich darum kümmert. In Scrum-Projekten gibt es dafür eine designierte Person, den sogenannten Scrum-Master, dessen Aufgabe es ist, dass Team arbeitsfähige und ungestört zu halten.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet:
- Zu lange Meetings: Wenn das Standup regelmäßig länger als 15 Minuten dauert, sollte das Team analysieren, welche der Regeln nicht eingehalten werden.
- Fehlende Konsistenz: Wenn das Meeting nicht regelmäßig stattfindet oder ständig verschoben wird, verliert es an Wert.
- Schwammige Auskünfte: Wenn Team-Mitglieder jeden Tag dasselbe sagen, dann reicht die Detail-Tiefe der Auskunft nicht. Aussagen wie “Ich werde heute weiter an Projekt X arbeiten” haben keinen Wert.
Psychologische und soziologische Bedeutung
Das Daily Standup Meeting dient als regelmäßiger “Check-In” für das Team zu Beginn des Arbeitstages. Es bietet eine Gelegenheit, den Fortschritt seit dem letzten Meeting zu überprüfen, die Ziele für den aktuellen Tag festzulegen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Es ist vergleichbar mit einem kurzen Team-Briefing, das den Ton für den Rest des Tages angibt und sicherstellt, dass alle Mitglieder in die gleiche Richtung arbeiten.
Psychologisch gesehen bietet das Daily Standup Meeting den Teammitgliedern eine regelmäßige Gelegenheit zur Selbstreflexion und zur Überprüfung ihrer individuellen Beiträge zum Team. Es fördert auch das Gefühl der Rechenschaftspflicht, da jedes Mitglied seine Fortschritte und Herausforderungen vor dem gesamten Team teilt.
Soziologisch gesehen stärkt das Meeting den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Es schafft eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens, da die Mitglieder ermutigt werden, sowohl ihre Erfolge als auch ihre Herausforderungen zu teilen. Es dient auch als regelmäßiger Erinnerungspunkt für die gemeinsamen Ziele und Prioritäten des Teams, was die kollektive Ausrichtung und Motivation fördert.
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Und noch eine Sache:
Wenn Ihr Daily nur 2 Minuten dauert, machen Sie wahrscheinlich auch etwas falsch…