Any other business box

This simple method helps groups to focus on the essentials and not to stray from the topic.

(Deutsche Version unten)

Description
There are many risks for inefficiency and frustration in meetings and workshops. A big risk is around getting bogged down, digressing and the phenomenon of whataboutism. Of course, in principle it is commendable when people feel inspired to address other relevant topics as well, but for focus and results orientation this is naturally a hindrance.

“Any other business” can offer a way out here. As a rule, it initially prohibits topics from being discussed in meetings that were not on the agenda. However, in order for the participants not to perceive this as gagging, an outlet or rather catch basin for these topics is needed.

Procedure
In the meeting, the topics that were put on the agenda are discussed. Whenever someone drifts to another topic, this new topic is written on a piece of paper and thrown into a box labeled “AOB”. Much is familiar with a similar moderation method called “topic memory.” Hanging the new topics on cards on a bulletin board is less recommended in meetings, however, because the slips of paper are otherwise too present. The view on it falls again and again and hinders the focus.

When all original topics have been discussed, the box is emptied and the notes are examined. Interestingly, many topics suddenly no longer seem so relevant and are thrown away. For all other topics, it is quickly decided how to proceed with them:

  • Discuss now
  • Prepare for the next meeting
  • Delegate to another committee
  • Delegate to a single person

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Diese simple Methode hilft Gruppen dabei sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und nicht vom Thema abzuschweifen.

Beschreibung
In Meetings und Workshops gibt es viele Risiken für Ineffizienz und Frustration. Ein großes Risiko besteht rund um das Verzetteln, Abschweifen und das Phänomen des Whataboutism. Natürlich ist es im Prinzip lobenswert, wenn Menschen sich inspiriert fühlen, auch weitere relevante Themen anzusprechen, aber für Fokussierung und Ergebnisorientierung ist das natürlich hinderlich.

“Any other business” kann hier einen Ausweg bieten. Als Regel untersagt sie zunächst, dass in Meetings Themen besprochen werden, die nicht auf der Agenda standen. Damit die Teilnehmenden dies aber nicht als Knebelung empfinden, braucht es ein Ventil oder vielmehr Auffangbecken für diese Themen.

Vorgehensweise
Im Meeting werden die Themen besprochen, die auf die Agenda gesetzt wurde. Immer, wenn jemand zu einem anderen Thema driftet, wird dieses neue Thema auf einen Zettel geschrieben und in eine Box mit der Aufschrift “AOB” geworfen. Viel kennen eine ähnliche Moderations-Methode unter der Bezeichnung “Themenspeicher”. Die neuen Themen auf Karten an eine Pinnwand zu hängen, ist in Meetings aber weniger empfehlenswert, weil die Zettel sonst zu präsent sind. Immer wieder fällt der Blick darauf und behindert die Fokussierung.

Wenn alle originären Themen besprochen sind, wir die Box geleert und die Zettel begutachtet. Interessanterweise scheinen viele Themen plötzlich gar nicht mehr so relevant und werden weggeworfen. Für alle anderen Themen wird schnell entschieden, wie mit ihnen verfahren werden soll:

  • Jetzt noch besprechen
  • Für das nächste Meeting vorbereiten
  • An ein anderes Gremium delegieren
  • An eine einzelne Person delegieren
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