Explanation

For some years now, open-plan offices, open doors, and constant open doors and constant responsiveness are considered good practices in the modern working world. Mass e-mails in which the entire team is CCed, as well as collaboration tools with a chat function, have been added to the mix.

The benefits are clear: fast and uncomplicated communication and communication channels in real time without delay. But we pay a high price: any interruption to of an intensive work process costs a lot of time. According to some estimates, it can take 12 minutes to get back to work, to the same point or level of focus. According to other estimates it is even 18 minutes and the probability is high that within these 12 or 18 minutes the next interruption has already happened. In the home office, it’s often no better: people try to compensate for the fact that they don’t meet via many video calls. During the calls, e-mails and chat messages come pouring in, which then have to be answered between two meetings. This means a communication overload that leaves no room for concentrated work.

Procedure

To compensate for this, there is the work hack “focus time”. Focus time is a time of the day when no one in the team – or even in the entire company – may be disturbed. So it’s simply an agreement on a specific time to work on completing tasks and not be interrupted: So no phone calls, no small talk, no short questions from colleagues, no meetings. meetings. There is simply peace and quiet for concentrated work. Most teams start with one hour per day. However, focus time can be extended to several hours per day.

Diese Methode bietet die Möglichkeit, ununterbrochen zu arbeiten, Aufgaben zu erledigen und die damit verbundene Freude zu genießen.

Erläuterung

Seit vielen Jahren gelten Großraumbüros, offene Türen und ständige Ansprechbarkeit als gute Praktiken in der modernen Arbeitswelt. Massenweise E-mails, in denen man das gesamte Team in CC setzt, sowie Collaboration-Tools mit Chat-Funktion kommen dazu. Der Nutzen ist klar: Schnelle und unkomplizierte Kommunikation in Echtzeit ohne Verzögerung.

Doch wir zahlen einen hohen Preis: jede Unterbrechung eines intensiven Arbeitsprozesses kostet viel Zeit. Nach manchen Schätzungen kann es 12 Minuten dauern, bis man wieder an die Arbeit, an den gleichen Punkt bzw. im gleichen Maß an Fokussierung kommt. Nach anderen Schätzungen sind es sogar 18 Minuten und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass innerhalb dieser 12 oder 18 Minuten bereits die nächste Unterbrechung passiert ist. Im Homeoffice ist es oft nicht besser: Über viele Video-Calls versucht man zu kompensieren, dass man sich nicht trifft. Während der Calls purzeln die Mails und Chat-Nachrichten rein, die dann zwischen zwei Meetings beantwortet werden müssen. Das bedeutet eine Kommunikations-Überforderung, die keinen Raum lässt für konzentriertes Arbeiten.

Vorgehensweise

Um das auszugleichen gibt es den Work-Hack “Fokuszeit”. Die Fokuszeit ist eine Zeit des Tages, in der niemand im Team – oder gar im ganzen Unternehmen gestört werden darf. Es ist also einfach eine Vereinbarung auf eine bestimmte Zeit, in der an der Erledigung von Aufgaben gearbeitet wird und die nicht unterbrochen werden darf: Also keine Anrufe, kein Smalltalk, keine kurzen Fragen von Kollegen, keine Besprechungen. Es herrscht einfach Ruhe und Stille für konzentrierte Arbeit. Die meisten Teams beginnen mit einer Stunde pro Tag. Die Fokus-Zeit kann aber auch auf mehrere Stunden pro Tag ausgedehnt werden.