Bereits im ersten Teil unserer Miniserie zu „Irrtümer der Zusammenarbeit“ habe ich über die Defizite der 08/15-Ratgeber zu Selbst- und Zeitmanagement geschrieben:
- Sie kratzen nur an der Oberfläche, d.h. sie konzentrieren sich auf die Symptombekämpfung und blenden die (persönlichen) Ursachen aus.
- Sie setzen ausschließlich bei der einzelnen Person an. Es ist der Einzelne, der sich klüger organisieren muss, um seine Aufgaben erledigt zu bekommen. Die herkömmlichen Ratgeber schaffen insofern die Illusion „persönlicher Wirkmächtigkeit“.
In diesem Beitrag konzentrieren wir uns nun auf den zweiten Aspekt, den diese Ratgeber weitestgehend ausklammern und der uns nur sehr selten selbst bewusst wird: der Kontext, in dem wir agieren, die Logiken der Organisation. Diese Logiken jedoch spielen bei der Entstehung von Zeitproblemen – und deren Lösung – eine entscheidende Rolle, den wie schon der Systemtheoretiker Niklas Luhmann feststellte: „Zeitmangel ist ein soziales Problem“. Denn, und das ist der Knackpunkt: Die meisten Termine in so einem Kalender hat man sich eben nicht selbst ausgesucht. Sie beruhen vielmehr auf anderen Terminen. Also statt die Durchführung dieser Meetings durch klare Regeln und kreative Methoden zu professionalisieren, sollte man besser hinterfragen, ob all die Meetings überhaupt nötig sind – sprich die Identifizierung und Infragestellung von organisationalen Glaubenssätzen, die uns dazu verleiten, zu schnell und zu viel zusammenzuarbeiten.
Gemäß Luhman ist die Zeit, die im Kalender / in Terminen & Meetings gebunden wird nicht die eigene persönliche Zeit. Diese Zeit „gehört vielmehr der jeweiligen sozialen Situation“ d.h. einer Gruppe von Menschen, die sich (ggf. unter Termin-/Zeitdruck) zu einem Thema zusammenfindet und dabei ein soziales System formt. Wenn ich nun meine Zeit aus dieser Situation rausziehen / zurückhaben will, erfahre ich sozialen Druck (von meinen Kollegen, meinem Chef…) und sich diesem Druck nicht zu beugen, birgt die Gefahr von Konflikten. Den Wert, den Termine in Organisationen genießen, kann jeder erleben, der auf die Frage, mit der Kollegen oft eine Bitte um Hilfe einleiten, „Machst Du gerade etwas Dringendes?“ mit „Nein“ antwortet, aber eigentlich trotzdem gern auf seine Arbeit fokussiert bleiben möchte: Der Kollege oder die Kollegin wird nicht einsehen, wieso. Denn: ohne Dringlichkeit, ohne Termin, ohne Deadline – keine Wichtigkeit.
Je mehr meiner Zeit in solchen Meetings (sozialen Situationen) an gemeinschaftliche Aufgaben & Termine gebunden ist, desto weniger Zeit bleibt mir für meine eigenen (terminlich ggf. nicht gebundenen) Solo-Aufgaben z.B. Recherche- und Konzeptarbeiten – die es aber braucht, um meine Arbeit inhaltlich qualitativ auszugestalten oder kreativ & innovativ tätig zu werden. Wenn der empfundene Zeitdruck dann zu groß wird, passieren in Organisationen oft mehrere Dinge auf verschiedenen Ebenen.
Auf einer sozialen Ebene verändert sich z.B. der Umgangston: man gibt Befehle und fordert Gehorsamkeit bzw. Gefolgschaft ein, statt mit offenen Absprachen auf Basis von gegenseitigem Vertrauen zu agieren. Man „spart“ sich Wertschätzung und Motivation. Feedback wird seltener und eher bei negativen Dingen gegeben (das nennt man dann „konstruktives Feedback“). Den Preis dieser Zeitersparnis zahlt man dann später, wenn man die Beziehungen wieder reparieren darf.
Auf einer sachlichen Ebene leidet die Qualität. Man setzt „auf Lücke“, spart sich Details der Umsetzung zu durchdenken oder trifft vorschnelle Entscheidungen (weil wir jetzt Gas geben müssen). Das Ganze wird dann als „pragmatisch“ oder „agile 80% Lösung“ verkauft. Auch hier ist der Preis hoch: es entsteht Unsicherheit. Hätte man doch nochmal den Experten XY fragen sollen oder was, wenn der Chef wieder den Finger „in die Wunde legt“?
Aus dieser organisationalen Falle kommt man als Einzelner nur schwer raus. Viele „erfinden“ Termine im Kalender mit kreativen Titeln, um beschäftigt zu wirken und dann eben doch die eigenen Aufgaben machen zu können. Doch wehe der Chef fragt, ob man doch Zeit hat oder wozu der Termin nötig ist. Eine andere Ausweichstrategie kennen wir auch in Organisationen: Meetings mit einer langen Einladungsliste ohne Agenda. Hier wird versucht, den Zeitdruck für sich arbeiten zu lassen, indem man ihn durch „umständliche oder unbrauchbare Vorbereitungen, z.B. durch Beteiligung vieler Stellen, die nichts beizutragen wissen“, derart steigert, „dass die im letzten Moment präsentierten eigenen Vorstellungen nahezu kritiklos akzeptiert werden müssen“.
Unsere Empfehlung lehnen wir an Niklas Luhmann an: „gegen zu viele Termine helfen – noch mehr Termine“! Klingt verrückt? Ist es aber nicht. Es geht darum offiziell in Teams Einzelarbeit mit kooperativer Arbeit gleichwertig zu setzen, d.h. entweder
- Termine offiziell für Aufgaben in Einzelarbeit zu vereinbaren und auch Meetings, in denen die Ergebnisse vorgestellt werden können oder
- sitzungsfreie Zeitspannen gemeinsam zu vereinbaren, die von allen akzeptiert werden und in denen jeder für individuelle Einzelarbeiten verwenden kann.
Im „New Work – Sprech“ heißt das dann Fokuszeit oder Flugmodus-Tage und firmieren unter Workhacks. Google hat diesen Bedarf bereits vor langem erkannt und seinen Mitarbeiter:innen offiziell einen Teil ihrer Arbeitszeit zur freien Verfügung sprich für Engagement in persönlichen innovativen Projekte gestattet (firmiert heute allgemein unter dem Begriff „Slack Time“). SAP hat ebenfalls neuerdings den Meeting freien „Focus Friday“ eingeführt.
Wer sich gerne weiter zu Workhacks inspirieren lassen will, kann sich gerne auf unserer Homepage (unter https://eurosysteam.com/work-hack-data-base/) registrieren und erhält Zugriff auf eine Datenbank mit 40 kostenlosen, leicht verständlichen Workhacks, die regelmäßig von uns erweitert wird.
Steffen
