10 einfache Wege, mit denen Führungskräfte Zeit gewinnen
um zu leben und zu führen
und gleichzeitig ihre Führungsfähigkeiten trainieren
Die Rolle einer Führungskraft ist komplex und anspruchsvoll. Sie erfordert eine Vielzahl von Fähigkeiten und eine hohe Flexibilität. Gleichzeitig ist die Zeit, die zur Verfügung steht, begrenzt und wertvoll. Viele Führungskräfte fühlen sich daher oft gehetzt und unter Druck gesetzt. Sie haben das Gefühl, dass sie für ihre eigentlichen Führungsaufgaben und für ein ausgewogenes Privatleben kaum Zeit haben. Dass man Zeit nicht wirklich sparen kann hat uns schon Michael Ende erklärt und auch Stefan Klein hat dazu einen lesenswerten Artikel geschrieben. Ich spreche hier daher nicht vom Zeit sparen sondern vom Zeit gewinnen. Wobei es im Wesentlichen darum geht, die 24 Stunden, die wir jeden Tag geschenkt bekommen, weise zu nutzen. Carpe diem.
Es gibt also Wege, um aus der „ich habe keine Zeit“-Falle herauszukommen. In einem „F Kurs“- Workshop bei der Lufthansa, habe ich mit Teilnehmer*innen gemeinsam eine Liste mit zehn Ideen zusammengetragen, die Führungskräften dabei helfen können, sich Luft zu verschaffen. Über mehrere Jahre habe ich die Liste verfeinert und heute will ich sie veröffentlichen. Das Besondere: Jede dieser Methoden trainiert gleichzeitig auch eine wichtige Führungsqualität.
1. Zeit gewinnen durch Entlastungs- und Fokussierungs-Workshop
Ein Workshop mit Ihrem eigenen Team auf der Grundlage der folgenden Leitfragen: Wovon können wir uns trennen – dauerhaft oder für eine Weile? Was können wir vereinfachen? Welche Erwartungen, die andere oder wir selbst an uns stellen, können wir ohne Schaden nicht erfüllen?
Effizienz hat für manchen Menschen einen unschönen Beigeschmack. Effizienz ist aber tatsächlich ein gewaltiger Hebel zum Zeit gewinnen. In diesem Kontext bedeutet es, dass Sie lernen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Ihre Ressourcen effektiv zu nutzen. Durch die Identifizierung von Aufgaben, die entweder eliminiert oder vereinfacht werden können, reduzieren Sie nicht nur Ihre eigene Arbeitslast, sondern ermöglichen es auch Ihrem Team, sich auf die wirklich wichtigen und wertvollen Aufgaben zu konzentrieren. Dies kann zu einer erhöhten Produktivität und Zufriedenheit im Team führen.
Darüber hinaus fördert dieser Prozess die Teamarbeit und stärkt das Vertrauen und die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter*innen. Indem Sie Ihr Team in den Prozess der Identifizierung von Aufgaben, die eliminiert oder vereinfacht werden können, einbeziehen, geben Sie ihnen ein Gefühl von Autonomie und Ownership. Dies kann dazu führen, dass sie sich mehr für ihre Arbeit engagieren und sich verantwortlicher für ihre Aufgaben fühlen. Darüber hinaus kann das gemeinsame Durchlaufen dieses Prozesses das Vertrauen innerhalb des Teams stärken, da es zeigt, dass Sie den Input und die Meinungen Ihrer Mitarbeiter*innen wertschätzen.
Schließlich kann diese Methode auch dazu beitragen, unrealistische oder schädliche Erwartungen zu identifizieren und zu eliminieren. Oftmals setzen wir uns selbst oder werden von anderen zu Standards oder Zielen gedrängt, die entweder unerreichbar oder schädlich sind. Indem wir diese Erwartungen identifizieren und uns bewusst dafür entscheiden, sie nicht zu erfüllen, können wir Stress und Burnout vermeiden und ein gesünderes und nachhaltigeres Arbeitsumfeld schaffen.
Gute Mischung, oder? Team zufriedener machen und Zeit gewinnen.
2. Block
Zwei Zeitfenster pro Woche sind für unvorhergesehene Ereignisse blockiert. In diesen Zeitfenstern sind keine Termine vorgesehen. Wenn das Zeitfenster nicht für unerwartete Probleme benötigt wird, nutzen Sie die Zeit, um zu überlegen, was für Sie jetzt am dringendsten ist, um Ihre Ziele zu erreichen.
Diese Methode trainiert Ihre Fähigkeit zur Ressourcenplanung. Durch die Reservierung von zwei Zeitfenstern pro Woche für unvorhergesehene Ereignisse schaffen Sie Raum für Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Sie erkennen an, dass unerwartete Ereignisse und Probleme ein natürlicher Teil des Arbeitslebens sind und planen bewusst Zeit ein, um diese zu bewältigen. Klingt etwas paradox: Das Unplanbare planen. Das Verrückte am Unvorhergesehen ist aber, dass wir trotzdem wussten, dass es kommen wird, nur eben nicht in welcher Form. Diese Blocks können dazu beitragen, Stress und Überlastung zu reduzieren und gleichzeitig Ihre Fähigkeit zu fördern, auf Veränderungen und Unvorhergesehenes zu reagieren.
Sollten die reservierten Zeitfenster tatsächlich nicht für unerwartete Ereignisse benötigt werden, war das „Zeit gewinnen“ doppelt erfolgreich und Sie könne die Zeit nutzen, um strategisch über IZiele und Prioritäten nachzudenken – oder einfach mal früh Feierabend zu machen.
3. Gehen statt erzwingen
Wenn Sie mehrere Stunden gearbeitet haben und Ihre Energiereserven erschöpft sind, zwingen Sie sich nicht zu dem Satz: „Ich muss das nur noch erledigen und dann…“ Seien Sie sich der Möglichkeit bewusst, genau hier aufzuhören. Tanken Sie Energie, indem Sie einen Spaziergang machen.
Das klingt erstmal nicht nach „Zeit gewinnen“, hilft aber dennoch dabei. Diese Methode trainiert Ihre Fähigkeit zur Selbstfürsorge, als eine entscheidende Führungsfähigkeit, die oft übersehen wird. Als Führungskraft sind Sie dafür verantwortlich, nicht nur für Ihr Team, sondern auch für sich selbst zu sorgen. Durch das Erkennen, wann Ihre Energiereserven erschöpft sind, und das Treffen bewusster Entscheidungen, um sich selbst zu pflegen und Ihre Energie wieder aufzuladen, stärken Sie Ihre Fähigkeit zur Selbstfürsorge. Dies kann dazu beitragen, Burnout zu vermeiden, Ihre allgemeine Gesundheit und Ihr Wohlbefinden zu verbessern und Ihre Leistung und Produktivität zu steigern.
Einfache, hypothetische Rechnung:
5 Stunden am Stück arbeiten: Output = 100
4,5 Stunden arbeiten mit einer halben Stunde Pause dazwischen: Output = 100 + X
Darüber hinaus fördert diese Methode Ihre Fähigkeit zur Selbstwahrnehmung und Selbstregulation. Indem Sie lernen, auf die Signale Ihres Körpers zu hören und Ihre Energielevel zu überwachen, stärken Sie diese Fähigkeit. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Grenzen besser zu erkennen und zu respektieren, und kann zu einer verbesserten emotionalen Intelligenz führen. Darüber hinaus lernen Sie durch das bewusste Entscheiden, wann Sie eine Pause einlegen und Energie tanken müssen, Ihre Fähigkeit zur Selbstregulation. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Emotionen und Ihr Stresslevel besser zu managen und kann zu einer verbesserten Leistung und Zufriedenheit bei der Arbeit führen. Wichtig ist aber, dass die Pause eine echte Pause ist, in der frische Luft (zumindest Fenster auf) und Bewegung vorkommen.
Vor dem Bildschirm sitzen bleiben und mal kurz Nachrichten lesen, zählt nicht als Pause!
4. Wichtigste Aufgabe vor 11 Uhr
Beginnen Sie den Morgen mit der Frage: Was ist heute meine wichtigste Aufgabe? Versuchen Sie, diese Aufgabe vor 11 Uhr zu erledigen, noch bevor Sie Ihre E-Mails lesen! Achten Sie bitte darauf, dass es die wichtigste Aufgabe ist, nicht die dringendste.
Radikale Priorisierung fällt fast allen Menschen schwer. Priorisierung ist dabei aber eine wesentliche Führungsfähigkeit, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Zeit und Ressourcen effektiv zu nutzen und Ihre Ziele effizient zu erreichen. Indem Sie jeden Morgen Ihre wichtigste Aufgabe identifizieren und sich darauf konzentrieren, diese Aufgabe vor 11 Uhr zu erledigen, lernen Sie, Ihre Aufgaben nach ihrer Bedeutung und nicht nach ihrer Dringlichkeit zu ordnen. Dies kann dazu beitragen, Ihre Produktivität und Effizienz zu steigern und kann Ihnen helfen, Ihre Ziele schneller und effektiver zu erreichen.
Große Augen bekommen viele Menschen, wenn sie den Zusatz lesen „…noch bevor Sie Ihre E-Mails lesen!“ und schaffen genau das auch nicht. Dabei ist das der größte Hebel. Der Posteingang steht für die Fremd-Bestimmtheit. Wenn Sie den Erwartungen, Wünschen und Bedürfnissen anderer Menschen jeden Morgen Vorrang geben, dann landen die für Sie wichtigen Themen in den Abendstunden, wo sie mit Familiärem und mit Müdigkeit in Konflikt geraten. Zeit gewinnen klappt nur mit dieser (zum Glück harmlosen) Form von Egoismus. Nach 11 Uhr dürfen Sie ja wieder Kunden- und Mitarbeitenden- Orientierung walten lassen bis zum Feierabend.
Sie üben mit dieser Methode zusätzlich Selbstregulation, also die Fähigkeit, Ihre Aufmerksamkeit, Emotionen und Verhaltensweisen zu steuern. Indem Sie lernen, Ihre Aufmerksamkeit auf Ihre wichtigste Aufgabe zu richten und sich darauf zu konzentrieren, diese Aufgabe zu erledigen, bevor Sie sich von anderen Aufgaben oder Ablenkungen ablenken lassen, stärken Sie Ihre Fähigkeit zur Selbstregulation. Dies kann dazu beitragen, Ihre Konzentration und Produktivität zu verbessern und kann Ihnen helfen, Ihre Ziele effektiver zu erreichen.
5. Den Absagen absagen
Lassen Sie Ihre Arbeit nicht überhandnehmen. Sagen Sie in den nächsten 5 Wochen keine Termine ab, die Ihnen wichtig sind
und bereits jetzt in Ihrem Kalender eingetragen sind. Gilt auch für private Termine und Zusagen.
Viele Führungskräfte berichten uns immer wieder, dass sie – um die Aufgaben-Flut zu schaffen – kurzfristig Termine absagen, häufig auch private. Das führt zu Frustration, bei anderen und bei Ihnen selbst. Leider ist es in vielen Unternehmens-Kulturen sogar ein Zeichen von Bedeutsamkeit und viele Führungskräfte halten diesen Kultus am Leben, in dem sie das Verhalten übernehmen. „Schatz, ich schaffe es heute Abend leider nicht zum …. ich muss mich hier noch um … kümmern.“
Gewöhnen Sie es sich einfach nicht an, bereits bestehende Termine als Verfügungsmasse anzusehen. In echten Notlagen muss das vielleicht mal sein, aber wenn es jede Woche passiert, ist es ein ungesundes Muster.
Sie üben Work-Life-Balance und Verlässlichkeit. Indem Sie sich dazu verpflichten, keine Termine abzusagen, die Ihnen wichtig sind und bereits in Ihrem Kalender eingetragen sind, lernen Sie, Ihre persönlichen Bedürfnisse und Verpflichtungen zu respektieren und zu schützen. Dies kann dazu beitragen, Stress und Überlastung zu reduzieren und kann Ihnen helfen, ein ausgewogeneres und erfüllteres Leben zu führen.
Warum ist das nun eine Methode zum „Zeit gewinnen“? Abgesagte Termine sind wie Schulden, die Sie (manchmal explizit, manchmal unbewusst) in der Zukunft begleichen müssen oder wollen. Mit dem Absagen eines Termins haben Sie kurzfristig ein zeitliches Loch gestopft, aber ein größeres in der Zukunft erzeugt. Über Wochen und Monate baut sich das zu einem Berg auf, der Ihnen das Gefühl gibt überhaupt keine Zeit mehr zu haben.
6. Lasst mich meine Arbeit machen
Montags bis 13 Uhr und der gesamte Freitag sind für Termine reserviert, die Sie und nur Sie selbst vereinbaren dürfen.
Nehmen Sie für diese Zeitfenster keine Terminanfragen an. Zur Not funktioniert das auch mit anderen Wochentagen.
Diese Idee Nummer 6 ist nicht die gleiche wie Nummer 2, auch wenn sie ähnlich erscheint. Hier geht es um das Phänomen, dass es in vielen großen Unternehmen üblich ist, in die Kalender von Kollegen zu schauen und ihnen dann bei entsprechender Verfügbarkeit (oder sogar manchmal trotz Nicht-Verfügbarkeit) dort etwas einzutragen oder zumindest eine Einladung zu schicken. In Coachings hören wir oft den Satz: „Ich habe keine Kontrolle über meinen Kalender!“
Rote Warnlampe. Lassen Sie das nicht zu!
Trainieren Sie Ihre Fähigkeit zur Autonomie um Ihre Arbeit so gut es geht selbstbestimmt und unabhängig zu gestalten. Versuchen Sie zwei Tage zu finden (Montag und Freitag sind ideal) an denen nur Sie bestimmen, welche Termine dort landen. Indem Sie bestimmte Zeitfenster für Ihre eigenen Termine reservieren und keine externen Terminanfragen für diese Zeiten annehmen, lernen Sie, Ihre Zeit und Aufgaben selbst zu steuern und zu managen.
7. Wer braucht mich?
Bieten Sie anstelle von festen (z.B. monatlichen) Sprechstunden mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern eine wöchentliche Sprechstunde an. Wer Sie braucht, wird kommen. Um den Kontakt zu introvertierten Kollegen nicht zu verlieren, stellen Sie die Anforderung, dass jeder einmal im Quartal bei Ihnen war.
Ein Blick in die Kalender von Führungskräften offenbart oft folgendes: Nicht nur die nächste und übernächste Woche sind voll, auch eine beliebige Woche in einem halben Jahr ist praktisch schon voll. Das liegt oft am inflationären Gebrauch von Termin-Serien. Für jede Schnittstelle wird eine Regel-Kommunikation gebaut. Auch für die eigenen Mitarbeitenden bauen sich viele Führungskräfte ein ausgeklügeltes System von wöchentlichen oder monatlichen Rücksprachen.
Mancher mag sich wohl fühlen, zu sehen, dass der Kalender für die nächsten Monate voll ist, denn es erzeugt vielleicht ein Gefühl von Bedeutsamkeit. Ich werde gebraucht. Leider zeigt sich mit diesem Vorgehen bald eine tiefschwarze Schattenseite. Ich habe keine Zeit.
Manche fallen dann – gerade beim Kontakt zu den eigenen Mitarbeitenden – in das Gegenteil: Sie sagen alle Regel-Termine ab und stattdessen den fatalen Satz:
„Meine Tür ist immer offen“. Über diese Botschaft muss ich vielleicht mal einen eigen Blog-Post schreiben, denn er hat viele negative Folgen.
Eine der negativen Folgen: Es kommen manche dauernd und manche nie.
Üben Sie sich im Design von cleveren Strukturen. Sprechstunden zu bestimmten Zeiten, jeder kann kommen, wer selten da war hat Vorrang. Wer nie kommt, wird dann doch mal eingeladen oder Sie setzen eine Mindest-Frequenz fest. Indem Sie offene Sprechstunden anbieten, anstatt feste Termine zu setzen, ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeiter*innen, selbst zu entscheiden, wann und wie sie Ihre Unterstützung benötigen. Dies kann dazu beitragen, auch deren Autonomie und Eigenverantwortung zu stärken und kann zu einer verbesserten Leistung und Zufriedenheit im Team führen.
8. Entschlackung
Freie Tage oder Urlaub werden konsequent verteidigt, nicht verschoben oder verkürzt. Handy und E-Mail bleiben während der Urlaubstage ausgeschaltet. Kein Kontakt mit der Arbeitswelt. Arbeit am Wochenende ist natürlich auch tabu.
Erholung ist wichtig, nicht nur innerhalb des Tages (Siehe Nr. 3) sondern auch im Jahresverlauf. Indem Sie lernen, Ihre freien Tage und Ihren Urlaub konsequent zu verteidigen und während dieser Zeiten keinen Kontakt zur Arbeitswelt zuzulassen, stärken Sie Ihre Fähigkeit zur Erholung. Sie tragen dazu bei, Stress und Überlastung zu reduzieren, Ihre allgemeine Gesundheit und Ihr Wohlbefinden zu verbessern und Ihre Leistung und Produktivität zu steigern.
Leider sind Urlaub und Führungskräfte oft nicht die besten Freunde. Im Urlaub doch noch erreichbar zu sein, sich beim Team zu melden, der eigenen Familie ein paar Tage später hinterher fahren oder andere unglückliche Aktiviäten werden oft mit Seufzen praktiziert und dann aber mit heimlichem Stolz breit kommuniziert.
Das Fatale daran: Alle Beteiligten leiden darunter: Ihr Team, ihre Familie, Sie selbst.
Sich wirklich abzukapseln ist hingegen ein Geschenk an alle. Das Team lernt, ohne Sie auszukommen, die Familie genießt ihre ungeteilte Präsenz und Sie lernen, mal ohne die Arbeit auszukommen. Natürlich gilt das auch für die Abendstunden und die Wochenenden. Ui, jetzt spüre ich, wie sich bei Ihnen Widerstand regt. Keine Sorge, ich will Sie nicht missionieren, aber mich hat der folgende Satz mal ziemlich umgekrempelt: „10 years from now the only people that will remember you worked late are your kids.“ Ich weiß, der tut weh. Sorry.
9. Bis zum nächsten Mal
Reduzieren Sie bei wiederkehrenden Terminen deren Häufigkeit. Alles, was Sie normalerweise wöchentlich tun, tun Sie jetzt nur noch monatlich oder zumindest 14-tägig. Alles, was Sie monatlich tun, tun Sie nur noch vierteljährlich oder zumindest zweimonatlich.
Zeit gewinnen und zwar sofort. Diese Methode bietet sich an, wenn man wirklich mit dem Rücken an der Wand steht. Denn sie schafft direkt für die nächsten Wochen deutliche Entlastung. Halbieren Sie bei allen Regel-Meetings die Frequenz. Sie werden sehen, dass nichts Schlimmes passiert. Sprechen Sie mit Ihren Counter-Part darüber und schlagen Sie vor, dass diese das auch so handhaben. Wenn Sie bei der bestehenden Frequenz bleiben wollen, schicken Sie eine/n Mitarbeiter*in als Vertretung. Schlimmstenfalls sagen Sie einfach. „Tut mir leid, anders geht es zur Zeit nicht.
Ask for forgiveness not permission!
Ausserdem können Sie mit dieser Methode Vertrauen und Loslassen lernen. Entdecken Sie die Erkenntnis, dass die Dinge auch in Ihrer Abwesenheit gut laufen. Üben Sie, Kontrolle abzugeben. Ihr Team bekommt Raum für Wachstum und wird es Ihnen danken, Zugang zu Gremien und Entscheidungsrunden zu bekommen.
Aber wie gesagt: Noch besser wäre es, wenn diese Runden einfach seltener stattfinden würden. Vielleicht wollen sich die anderen Teilnehmer*innen auch nur den Kalender voll knalle, um sich bedeutsam zu fühlen.
10. Nicht aufhören
Sie haben es bis hier mit Lesen geschafft? Dann müssten Sie jetzt schon fast erschöpft sein, denn Ihr Gehirn hat während des Lesens schon die ganze Zeit darüber nachgedacht, welche der obigen Methoden für Sie infrage kommen und warum nicht. Ich behaupte: Alle sind in irgendeiner Form machbar für Sie.
Und es endet eben damit nicht. Sie sind eigentlich jetzt erst an der Start-Linie für Nr. 10 und in der Königs-Disziplin von Führung: Delegieren!
Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie delegieren können und an wen. Jeden Tag! Hören Sie nicht auf, Ihre Arbeitslast zu reduzieren. Damit ist nicht gemeint, Ihre Mitarbeiterinnen mit Arbeit zu überschütten, sondern sie effektiv einzusetzen. Verbringen Sie jede Woche mehrere Stunden über das Thema Ressourcen-Einsatz nachzudenken und mit anderen darüber zu sprechen.
Fazit:
Jede dieser Methoden zeigt einen Weg, wie Sie als Führungskraft Zeit gewinnen können. Für Ihre Mitarbeitenden gelten Sie aber größtenteils auch. Die Umsetzung ist natürlich schwierig. Oft sogar sehr schwierig, denn die Methoden bilden fast alle einen Angriff auf Ihre Gewohnheiten und uneingestandenen Überzeugungen. Zeit gewinnen ist aber eine Daueraufgabe und kann zu einem wertvollen Ritual werden. Mein Vorschlag: Drucken Sie sich die Liste aus. Nicht diesen Blog-Post, sonder die handliche Kurzfassung, die sie hier hier runterladen können. Ich wünsche viel Erfolg beim Zeit gewinnen.
PS: Herzliche Grüße an Wencke Lemmes, die damals die Session zu dem Thema initiiert hat.
